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售后处理流程

文档说明

适用对象:客服专员、客服组长 更新日期:2026年1月 版本:V1.0


一、售后处理总览

1.1 售后类型分类

mindmap
  root((售后处理))
    退货退款
      7天无理由
      质量问题
      发错货
    换货处理
      尺寸不符
      颜色差异
      个人偏好
    补偿处理
      物流延误
      包装破损
      少件漏发
    投诉处理
      严重质量问题
      服务不满
      纠纷升级

1.2 售后处理原则

原则说明应用场景
快速响应4小时内首次响应所有售后问题
先道歉后解决首先表达歉意客户不满时
客户优先不质疑客户,先解决问题质量争议时
成本考虑综合评估处理成本高价值产品
关系维护化危机为机会VIP客户

二、退货退款流程

2.1 退货退款流程图

flowchart TD
    A[客户申请退货] --> B{是否符合政策?}
    B -->|不符合| C[解释政策/协商]
    B -->|符合| D[确认退货地址]

    C --> E{客户接受?}
    E -->|否| F[申请平台介入]
    E -->|是| G[按政策处理]

    D --> H{产品状态?}
    H -->|未发货| I[直接退款]
    H -->|已发货| J[协商退货方式]

    J --> K{责任方?}
    K -->|商家责任| L[承担运费]
    K -->|客户责任| M[客户承担运费]

    L --> N[客户退货]
    M --> N

    N --> O[仓库签收]
    O --> P[验货]
    P --> Q{验货结果?}
    Q -->|合格| R[全额退款]
    Q -->|不合格| S[部分退款/拒收]

    style A fill:#4ecdc4
    style F fill:#ff6b6b
    style R fill:#96ceb4

2.2 退货政策

退货类型条件运费承担退款比例
7天无理由未使用、包装完整客户100%
质量问题产品瑕疵、破损商家100%
发错货发错产品/规格商家100%
个人原因不喜欢、拍错客户100%
使用后已使用、有瑕疵协商协商
超期退货超过7天协商视情况

2.3 退货话术模板

符合退货政策

“亲您好,非常抱歉给您带来不好的体验。我们已收到您的退货申请,退货地址是: 📦 收件人:XXX 📍 地址:XXX 📱 电话:XXX 您通过【快递名称】寄回,到付我们会拒收哦。仓库签收并验货后,我们会立即为您办理退款,一般1-3个工作日到账。”

不符合退货政策

“亲您好,感谢您的反馈。关于您的退货申请,我们需要说明: (具体说明不符合的原因) 不过我们非常重视您的体验,可以为您提供以下解决方案:

  1. 部分退款补偿
  2. 更换新产品
  3. 赠送优惠券 您看哪种方式可以接受呢?“

2.4 退货地址标准格式

退货地址信息:

收件人:【店铺名称】售后部
电话:【售后电话】
地址:【详细退货地址】
邮编:【邮政编码】

注意事项:
1. 请在包裹内附纸条注明:订单号+退款原因+联系电话
2. 请保留快递单号直到退款完成
3. 建议使用有保障的快递(非平邮)
4. 到付件将拒收,请先付运费

三、换货处理流程

3.1 换货流程图

flowchart TD
    A[客户申请换货] --> B[确认换货需求]
    B --> C{库存充足?}
    C -->|否| D[协商其他方案]
    C -->|是| E[确认换货产品]

    D --> F{客户接受?}
    F -->|否| G[退货退款流程]
    F -->|是| E

    E --> H{责任方?}
    H -->|商家责任| I[先发新货]
    H -->|客户责任| J[先退回旧货]

    I --> K[客户发回旧货]
    J --> K

    K --> L[仓库签收]
    L --> M[验货]
    M --> N{验货结果?}
    N -->|合格| O[换货完成]
    N -->|不合格| P[联系客户协商]

    style A fill:#4ecdc4
    style I fill:#96ceb4
    style J fill:#ffeaa7
    style O fill:#4ecdc4

3.2 换货类型及处理

换货类型责任判断运费承担处理方式
规格发错商家责任商家先发新货,旧货到付退回
质量问题商家责任商家先发新货,旧货到付退回
尺寸不符客户责任客户先退旧货,验货后发新货
颜色差异协商判断协商协商处理
个人偏好客户责任客户先退旧货,验货后发新货

3.3 换货话术模板

商家责任换货

“亲您好,非常抱歉是我们的失误。我们已经安排为您重新发货,【产品名称】今天就会发出。原来的产品请您不用着急,用快递到付寄回即可,退货地址稍后发您。新货的物流单号是:【单号】,随时可以查询哦。”

客户责任换货

“亲您好,了解到您想更换成【新规格】。因为需要先收回原产品再发新的,麻烦您先将原产品寄回,仓库验货后我们立即为您安排新货发货。退货地址是:【地址】,您寄出后告知我们单号,我们会加快处理。”


四、补发处理流程

4.1 补发场景

场景责任方补发方式运费
少件漏发商家立即补发商家承担
运输破损快递/商家协商补发或赔偿协商
质量瑕疵商家补发合格品商家承担
配件缺失商家补发配件商家承担

4.2 补发流程

flowchart LR
    A[确认需要补发] --> B[核实补发内容]
    B --> C[仓库优先发货]
    C --> D[填写物流单号]
    D --> E[通知客户]
    E --> F[跟踪物流]
    F --> G[确认签收]
    G --> H[满意度回访]

    style A fill:#ffeaa7
    style C fill:#4ecdc4
    style H fill:#96ceb4

4.3 补发话术

“亲您好,非常抱歉给您带来不便。我们核实您的问题后,已安排仓库优先为您补发【产品名称】,今天就会通过【快递公司】发出。物流单号是:【单号】。为表歉意,我们还为您准备了【优惠券/小礼品】,希望您能给我们一个改进的机会。”


五、投诉处理流程

5.1 投诉分级处理

graph TD
    A[客户投诉] --> B{投诉级别}
    B -->|一般投诉| C[客服直接处理]
    B -->|严重投诉| D[主管介入]
    B -->|重大投诉| E[店长介入]

    C --> F[解决并记录]
    D --> G[协商方案]
    E --> H[专项处理]

    G --> F
    H --> F

    F --> I[客户满意度回访]
    I --> J[总结改进]

    style A fill:#ff6b6b
    style C fill:#4ecdc4
    style D fill:#ffeaa7
    style E fill:#ff6b6b,color:#fff

5.2 投诉级别定义

级别定义示例处理时效
一般投诉单一问题,情绪正常物流慢、包装破损24小时
严重投诉涉及金额大,情绪激动质量问题、批量瑕疵12小时
重大投诉影响声誉,可能升级平台投诉、差评威胁4小时

5.3 投诉处理步骤

步骤内容要点
1. 倾听让客户说完,不打断记录关键信息
2. 道歉真诚道歉,表达理解不要找借口
3. 核实查清事实真相收集证据
4. 方案提出解决方案给出选项
5. 跟进执行方案并跟踪确保解决
6. 回访确认满意度维护关系

5.4 投诉处理话术

第一时间响应

“亲您好,非常抱歉给您带来这样的困扰。我完全理解您的心情,请您放心,我们一定会负责到底。麻烦您把具体情况详细说一下,我马上为您处理。”

提出解决方案

“亲,我了解情况后,非常抱歉。针对您的问题,我们有以下解决方案: 方案一:全额退款,产品您不用退回 方案二:重新发货,今天优先发出 方案三:部分退款补偿 您看哪个方案您比较接受?我们一定按您的要求执行。”


六、纠纷处理流程

6.1 平台纠纷处理

flowchart TD
    A[客户申请平台介入] --> B[立即响应]
    B --> C[整理证据材料]
    C --> D[提交申诉]
    D --> E{客服判决?}
    E -->|支持商家| F[纠纷解决]
    E -->|支持买家| G[执行判决]
    E -->|协商建议| H[继续协商]

    H --> I{达成一致?}
    I -->|是| F
    I -->|否| J[接受判决]

    style A fill:#ff6b6b,color:#fff
    style C fill:#ffeaa7
    style F fill:#4ecdc4

6.2 证据材料清单

证据类型内容用途
聊天记录沟通记录截图证明服务过程
产品照片发货前照片证明发货状态
物流记录快递签收记录证明客户已收货
质检记录产品检验记录证明产品质量
通话录音电话沟通录音(如需)证明沟通内容

6.3 常见纠纷类型及处理

纠纷类型买家主张商家应对建议
描述不符产品与图片不一致提供产品描述、详情页加强详情页描述
质量问题产品有瑕疵提供质检证明、检验报告保留质检记录
未收到货没收到产品提供物流记录、签收证明要求物流红章证明
货不对板收到的产品不对提供发货记录、装箱视频发货前拍照

七、售后数据统计

7.1 售后数据表

日期订单数售后单数售后率退货换货补发投诉售后金额
01-0112054.2%3110280元
01-0213543.0%2200150元
01-0311087.3%5211580元

7.2 售后原因分析

原因分类具体原因占比改进措施
产品质量瑕疵、破损、色差40%加强质检、更换供应商
物流问题延误、破损、丢失25%更换快递、加强包装
描述不符与预期不符15%优化详情页描述
发错货规格错误、数量错误10%规范拣货流程
客户原因不喜欢、拍错10%优化售前沟通

7.3 售后KPI

指标目标值计算方式
售后率≤5%售后单数/总订单数
退货率≤3%退货单数/总订单数
投诉率≤1%投诉单数/总订单数
售后响应时效≤4小时首次响应时间
售后解决时效≤48小时从申请到解决
客户满意度≥90%售后后满意率

八、售后记录与存档

8.1 售后记录表

日期订单号客户问题类型问题描述处理方案处理人状态成本
01-05OD001张**质量问题鞋花断裂退款补偿客服A已解决28元
01-05OD002李**物流延误5天未到补发+券客服B处理中50元
01-05OD003王**发错货颜色发错补发正确客服A已解决35元

8.2 售后档案管理

档案类型内容保存期限
售后记录表所有售后记录永久
退货明细退货产品明细、照片1年
纠纷材料平台纠纷相关证据2年
客户沟通重点客户沟通记录永久

九、售后话术库

9.1 开场话术

场景话术
标准开场“您好,我是【店铺名】的售后客服,工号【X号】,很高兴为您服务。”
已知问题“您好,看到您反馈的【问题】,非常抱歉给您带来不便,我马上为您处理。”
情绪激动“您好,非常抱歉让您有这样的感受,我完全理解,一定会帮您解决。”

9.2 处理话术

场景话术
需要核实“亲,我需要核实一下具体情况,大概需要【时间】,请您稍等,我马上回来。”
无法满足“亲,非常抱歉,您的要求我们目前确实无法满足,不过我们可以为您……”
申请上级“亲,您的情况比较特殊,我需要向上级申请一下,大概【时间】给您回复。”

9.3 结束话术

场景话术
问题解决“亲,您的问题已经处理完毕,还有其他需要帮助的吗?”
感谢谅解“亲,非常感谢您的理解和支持,我们会继续改进,期待您的再次光临。”
后续跟进“亲,您的事情正在处理中,【时间】我会再联系您告知进度。”

附录:售后处理速查表

快速决策

情况决策依据
7天内无理由退货✓同意退货平台规则
质量问题(可证实)✓全额退款质量保证
质量问题(争议)协商补偿成本考量
物流延误(非不可抗力)部分补偿服务体验
客户使用后退货协商处理视情况
平台介入准备证据申诉保护权益

时效提醒

时效内容
4小时内首次响应所有售后申请
24小时内解决一般售后问题
48小时内解决复杂售后问题
7天内处理退货退款

唖后处理原则

  1. 先道歉:无论责任方是谁
  2. 快响应:第一时间回复
  3. 重解决:以解决问题为目标
  4. 留证据:保留所有沟通记录
  5. 做记录:登记所有售后案例