适用对象 ：采购专员、运营主管
更新日期 ：2026年1月
版本 ：V1.0
flowchart TD
A[采购需求] --> B[寻源询价]
B --> C[供应商筛选]
C --> D[样品确认]
D --> E{样品合格?}
E -->|否| F[重新寻源]
E -->|是| G[价格谈判]
F --> B
G --> H[合同签订]
H --> I[订单下达]
I --> J[物流跟踪]
J --> K[到货验收]
K --> L{验收合格?}
L -->|否| M[退换货处理]
L -->|是| N[入库上架]
M --> I
N --> O[付款结算]
O --> P[供应商评估]
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步骤 操作 责任人 附件
1 提交采购申请 运营/仓储 采购申请单 2 主管审核 运营主管 - 3 询价对比 采购专员 询价对比表 4 最终审批 店长 - 5 下达订单 采购专员 采购合同
需求类型 触发条件 紧急程度 处理时效
常规补货 库存低于安全库存 普通 7天内 新品采购 选品确定后 普通 14天内 紧急补货 库存告急 紧急 3天内 活动备货 活动前备货 普通 活动前7天 定制采购 客户定制订单 紧急 按客户要求
项目 内容 示例
申请日期 YYYY-MM-DD 2026-01-05 申请人 姓名 张三 产品信息 SKU、名称、规格 XH-001 小花鞋花 采购数量 采购数量 1000个 预算单价 目标采购价 ≤2.5元 需求日期 要求到货日期 2026-01-12 采购原因 补货/新品/活动 常规补货 备注 其他要求 需混色
产品类型 安全库存计算 示例
畅销品 月销量×0.5 月销2000个，安全库存1000个 常规品 月销量×0.3 月销500个，安全库存150个 滞销品 月销量×0.1 月销100个，安全库存10个 季节品 旺季销量×0.3 旺季月销3000个，安全库存900个
类型 定义 合作方式 结算方式
战略供应商 核心产品，长期合作 深度合作，优先供货 月结/账期 主要供应商 重要产品，稳定合作 长期合作 款到发货/月结 备用供应商 补充产品，备用 不定期合作 款到发货 临时供应商 临时需求，一次性 一次性合作 款到发货
评估维度 权重 评分标准
产品质量 30% 优秀100分、良好80分、一般60分、差40分 价格水平 25% 低于同行10分、相当5分、高于同行0分 交货及时 20% 提前10分、准时5分、延迟0分 服务态度 15% 配合度高10分、一般5分、差0分 售后处理 10% 积极处理10分、一般5分、推诿0分
供应商 产品质量(30) 价格水平(25) 交货及时(20) 服务态度(15) 售后处理(10) 总分 等级
供应商A 28 20 18 12 8 86 A级 供应商B 25 22 15 10 7 79 B级 供应商C 20 18 12 8 5 63 C级
等级 分数 合作策略 采购比例
A级 ≥85分 战略合作，深度绑定 60%以上 B级 70-84分 稳定合作，培养升级 30%左右 C级 60-69分 谨慎合作，逐步替代 10%以下 D级 <60分 考虑淘汰 停止新增
flowchart LR
A[明确需求] --> B[寻找供应商]
B --> C[发出询价]
C --> D[收集报价]
D --> E[整理对比]
E --> F[初步筛选]
F --> G[二次议价]
G --> H[确定供应商]
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项目 内容
产品信息 产品名称、规格、材质、颜色 采购数量 数量、是否分批 质量要求 质量标准、检验要求 包装要求 包装方式、包装材料 交货要求 交货时间、交货地点 付款方式 期望付款方式 报价截止 报价截止时间 联系方式 联系人、电话、邮箱
对比项 供应商A 供应商B 供应商C
单价 2.5元 2.3元 2.8元 起批量 100个 200个 50个 质量等级 A级 B级 A级 交货期 3天 5天 2天 运费 包邮 到付 包邮 付款方式 款到发货 月结 款到发货 售后服务 7天退换 3天退换 15天退换 综合评分 85分 72分 88分 推荐 考虑 不推荐 推荐
技巧 方法 话术示例
以量换价 承诺采购量 “如果采购5000个，什么价格？” 竞品压价 提及竞品价格 “别家报2.3元，你能更低吗？” 账期换价 放弃账期换低价 “现款结算，最低多少钱？” 长期合作 承诺长期采购 “如果是长期合作，什么价格？” 组合采购 多产品一起采购 “如果同时采购鞋花和钥匙扣…”
条款 内容要点
产品信息 名称、规格、数量、质量标准 价格条款 单价、总价、是否含税 交货条款 时间、地点、方式、费用承担 付款条款 付款方式、时间、账户信息 质量条款 质量标准、验收方式、违约处理 售后条款 退换货条件、质保期 违约条款 违约责任、赔偿标准 争议解决 争议处理方式、管辖法院
步骤 操作 责任人
1 起草合同 采购专员 2 法务审核 法务/主管 3 双方确认 采购+供应商 4 签字盖章 双方授权人 5 合同归档 采购专员
风险点 防范措施
质量约定不清 明确质量标准、封样确认 交期约定不清 明确交货时间、延期责任 付款风险 货到验收后付款 知识产权 确保产品无侵权 违约责任 明确违约金标准
确认项 内容 示例
产品信息 SKU、名称、规格、颜色 XH-001 粉色 数量信息 采购数量、分批情况 1000个，一次发完 价格信息 单价、总价、运费 2.5元/个，运费承担方 交货信息 交货时间、地点 2026-01-12前发到 付款信息 付款方式、时间 款到发货，今日付款 联系方式 双方联系人、电话 张三 138XXXX
跟踪节点 跟踪内容 异常处理
发货确认 确认已发货，获取物流单号 未及时发货联系催促 在途跟踪 跟踪物流进度 延滞联系供应商 到货通知 预计到货时间，通知仓库 异常情况提前准备 签收确认 确认签收，检查包装 破损拒收拍照留证
异常类型 处理方式 责任方
数量不符 少货补发，多货退回 供应商 质量不符 退换货或降价 供应商 交期延误 催促发货，延期赔偿 供应商 物流破损 向快递索赔 快递公司 规格错误 补发正确规格 供应商
评估项 数据来源 评分方法
供货及时率 采购记录 按时批次/总批次×20 质量合格率 入库记录 合格批次/总批次×30 价格竞争力 市场对比 价格水平评分×25 服务配合度 主观评价 配合度评分×15 问题处理 问题记录 处理满意度×10
供应商表现 优化策略
表现优异 增加采购比例，战略合作 表现良好 维持现有合作 表现一般 减少采购，要求改进 表现较差 寻找替代，逐步淘汰
淘汰条件 处理方式
连续3个月D级 停止合作 重大质量问题 立即停止合作 严重延期 减少合作直至淘汰 价格过高 寻找替代后淘汰
日期 供应商 产品SKU 数量 单价 总价 交货日期 实际日期 状态
01-05 A厂 XH-001 1000 2.5 2500 01-12 01-12 已完成 01-08 B厂 YSK-002 500 3.0 1500 01-15 - 进行中
统计项 统计周期 用途
采购金额 每月 成本分析 采购数量 每月 销售预测 供应商分布 每季度 供应商优化 价格趋势 每季度 成本控制 质量统计 每月 供应商评估
采购申请单
编号：PR2026010501
申请日期：2026-01-05
申请人：张三
部门：运营部
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产品信息
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产品名称：小花鞋花
产品编号：XH-001
规格型号：直径3.5cm PVC软胶
采购数量：1000个
预算单价：≤2.5元
需求日期：2026-01-12
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采购原因
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□ 常规补货 □ 新品采购 □ 活动备货 □ 紧急补货
具体原因：库存低于安全库存，需要补货
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审批
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部门主管：_______ 日期：_______
店 长：_______ 日期：_______
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采购执行
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供应商：_______
实际单价：_______
采购金额：_______
交货日期：_______
采购员：_______ 日期：_______
询价单
致：【供应商名称】
我公司拟采购以下产品，请贵公司于【日期】前报价：
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产品名称：【产品名称】
规格型号：【规格】
材质要求：【材质】
采购数量：【数量】
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质量要求：【质量标准】
包装要求：【包装方式】
交货地点：【收货地址】
交货时间：【期望时间】
付款方式：【付款方式】
联系人：【联系人】
联系电话：【电话】
报价截止：【截止日期】
【公司名称】
【日期】